3 טיפים למעבר משרד

בחירת חברת הובלות מתאימה והשלמת ציוד

התכנון של שהמעבר צריך להתחיל עם בחירת המועד המועדף והיערכות מבחינת לוח זמנים. רצוי לתת על כך את הדעת לפחות כחודשיים לפני מועד המעבר. בשלב זה חשוב לערוך רשימה של כל הציוד שיעבור למשרד החדש – למשל הריהוט המשרדי, כל הציוד טכנולוגי, ציוד נלווה כמו מדפסות ומכונות משרדיות אחרות. זהו כמובן הזמן הנכון לבחור חברת הובלות מקצועית המתמחה במעברי משרדים. טיפ נוסף – וודאו שיש לחברה ביטוח מתאים לציוד בזמן ההעברה. במקביל, תוך כדי ההיערכות חשוב להכין רשימה מלאה של ציוד החדש שתצטרכו לרכוש עבור המשרד החדש. מומלץ לבצע את ההזמנות של כל הפריטים מבעוד מועד כדי להבטיח שהכל יגיע בזמן. חשוב לקחת בחשבון גם את זמני האספקה של ספקים שונים ולתאם איתם את מועד השליחה של כל הציוד החדש למועד המעבר.

ארגון המשרד החדש לקראת המעבר

לפני הכניסה למשרד החדש כדאי שכל התכנון העיצובי יושלם לשביעות רצונכם. עיצוב משרדים יוקרתי יתבצע במיטבו עוד לפני שאתם מתמקמים במקום החדש. כחלק מהעיצוב צריך לוודא את תקינות כל התשתיות או להתקין תשתיות חדשות. למשל הזמינו חשמלאי מוסמך לבדיקת מערכת החשמל ולהתקנת נקודות חשמל נוספות במידת הצורך.

דאגו להזמין טכנאי תקשורת ומחשבים שיוודא שתשתית האינטרנט והטלפוניה מותאמת לצרכי העסק. בדקו את מערכת המיזוג ואת כל יתר האמצעים הנדרשים לפעילות במשרד. זה גם הזמן להשלים את התכנון של מיקום עמדות העבודה. זה הוא חלק משמעותי בהכנת המשרד. שרטטו מראש את אופן מיקום העמדות של העובדים, בהתאם לצורכי העבודה וצוותי העבודה. קחו בחשבון גם היבטים של נוחות הישיבה, בטיחות וגיהות. תנו את הדעת על המרחק בין עמדות עבודה, וודאו שיש גישה נוחה לכל עמדה ושהמרחב מתאים לעבודה בנוחות. 

תכנון המעבר כך שלא יפריע לפעילות השוטפת במשרד

שמירה על המשך פעילות העסק עם כמה שפחות הפרעות בשל המעבר, זו נקודה מאוד חשובה. לשם כך עדכנו מראש את הלקוחות והספקים על מועד המעבר הצפוי מבעוד מועד וספקו את מקסימום השירות והפתרונות קודם לכן. במקביל הכינו תכנית מסודרת לגיבוי כל המידע העסקי ומערכות המחשוב. במידת האפשר תכננו את המעבר כך שיתבצע בשלבים, למשל בשעות שאינן שעות העבודה העמוסות. כך תוכלו לצמצם את ההשפעה על הפעילות העסקית השוטפת. תוכלו גם להכין רשימת משימות אישית לכל עובד לגבי אחריותו לפני ובעת המעבר.

לסיכום, בעזרת שלושת הטיפים האלה תוכלו להשלים את מעבר המשרד בצורה מקצועית, נאותה ויעילה.