דלג לתוכן

העברת משרד בצורה חלקה - 3 טיפים למעבר משרד

מעבר של משרד יכולה להיות משימה מרתיעה, בין היתר בגלל הדברים הרבים שיש לטפל בהם. אולם תכנון וביצוע קפדניים יכולים להפוך אותה ליעילה וחלקה. בין אם מרחיבים את העסק ועוברים לחלל גדול יותר ובין אם מצטמצמים כדי להפחית את עלויות התפעול, התהליך דורש תשומת לב קפדנית לפרטים שונים. תיאום עם חברת ההובלה, אריזת הציוד והמעבר עצמו. לכן חשוב לא להתעלם מהיבטים שונים שיכולים להשפיע על ההצלחה הכוללת של המעבר. הנה 3 טיפים למעבר משרד חלק ונוח.

3 דקות קריאה כותב: מערכת כמהזה,

שלושת הטיפים שלנו למעבר משרד חלק:

1. תכנון וארגון יסודיים

כמו כל משימת עבודה מוצלחת, גם מעבר משרד תלוי בתכנון וארגון מקיפים, הלוקחים בחשבון את כל הפרמטרים הנדרשים. החל ביצירת ציר זמן מפורט המתאר את שלבי התהליך ועד קביעת תאריכי יעד למעבר עצמו. 

בין היתר חשוב להקצות תחומי אחריות לצוות או לאדם כלשהו כדי לפקח על היבטים שונים של התהליך. לדוגמא, ניהול מלאי, אריזה וטיפול בכל נושא התקשורת והמחשוב. 

כמו-כן, חשוב לוודא כי כל העובדים מעודכנים זמן רב מראש לגבי המעבר. שהם קיבלו הוראות ברורות על תפקידם ואחריותם בהכנה לקראתו, במהלכו, בפריקה ובסידור המשרד החדש.
על-ידי תוכנית מחושבת היטב ניתן למזער את הסיכויים לשיבושים וליצור מעבר חלק ויעיל.  

2. שירותי הובלות מקצועיים 

חברת הובלות מקצועית יכולה לעשות את כל ההבדל בין מעבר שהוא כאוס שלם לכזה שהוא מקצועי, מסודר ומובנה. 

כדאי לחפש חברת הובלות בעלת מוניטין עם ניסיון בטיפול במעברי משרדים. למובילים מקצועיים יש את המומחיות לארוז ולשנע ריהוט משרדי, ציוד וחפצים משרדיים ביעילות. 

חברת הובלות יכולה גם לספק שירותים מיוחדים עבור פריטים עדינים כגון אלקטרוניקה ומחשוב ונכסים יקרי ערך.

כאשר בוחנים חברות הובלה שונות חשוב לבקש מהן הצעות מחיר מפורטות כדי להשוות את מחירי ההובלה שלהן אל מול השירות שהן נותנות. כך ניתן להבטיח שמקבלים את התמורה הטובה ביותר לתקציב. הנה מחיר הובלות שכדאי לכם לבדוק.

3. שיקולי טכנולוגיה ותשתיות IT

רילוקיישן של משרדים כרוך לעיתים קרובות בהעברה מורכבת של תשתיות IT. חשוב לוודא כי צוות ה-IT במשרד מעורב באופן פעיל בתהליך תכנון ההעברה וכי הוא עושה הכל כדי למזער את זמן ההשבתה של העבודה ופועל למניעת אובדן נתונים חיוניים.

מומלץ כמובן לגבות את כל המידע הקיים במחשבים ולבדוק באופן מקיף את המלאי של כל ציוד ה-IT לפני האריזה ולאחר הפירוק. 

חשוב לוודא מראש שלחברת ההובלה שבוחרים יש ניסיון בטיפול והעברת ציוד טכנולוגי והאם הם מציעים שירותים ייעודיים להעברתו. 

לסיכום, מעבר של משרד דורש שילוב של תכנון נכון וירידה לפרטים הקטנים. על ידי שילוב הטיפים שהצגנו ניתן לצלוח את אתגרי המעבר בקלות ובבטחה, למזער נזקים ולהקטין את זמן ההשבתה של המשרד.