כל מה שחשוב לדעת לפני רכישת מרכזיית תקשורת

כל עסק נדרש להיות בקשר רציף ומאובטח עם עובדים, לקוחות, ספקים וגורמים החשובים לתפקוד היומיומי.

אספנו עבורכם את כל המידע והטיפים שכדאי לכם לבדוק לפני שאתם רוכשים מרכזיית תקשורת.

לפנייה לחברות המספקות מרכזיות תקשורת לחצו כאן

למבצע על מרכזיה של בזק לחצו כאן, למבצע על מרכזיה של בזק בינלאומי לחצו כאן

מהי מרכזיית תקשורת?

מרכזיית תקשורת היא הלב הפועם של התקשורת הארגונית. ההתקשרות אל ספקים ולקוחות, שיחות יוצאות ונכנסות ממגוון מקורות ולמגוון יעדים בארגון הינה דבר שבשיגרה לעבודה שוטפת פנים ארגונית. ההשקעה במרכזייה היא השקעה לטווח הארוך, וככזו חשוב לבחון בנוסף לבחינת איכות ויציבות המרכזייה, את אמינות ויציבות ספק השרות.

מרכזיית תקשורת מחברת בין כל שלוחות הטלפון באתרים השונים של הארגון, עם קווי חוץ המחוברים לרשת התקשורת הציבורית. מרכזיות ארגוניות באות במגוון גדלים, החל מ- 2 קווי חוץ ומספר שלוחות פנים (לעסקים קטנים ובתים פרטיים) ועד מערכות גדולות לעסקים גדולים מרובי אתרים וסניפים, בעלי עשרות קווים ומאות שלוחות. מרכזיות תומכות בשלל תכונות המשפרות את יכולות התקשורת הפנים והחוץ ארגונית כגון: מערכות דואר קולי, נתבי שיחות, מערכות מוסיקה בהמתנה, מערכות רישום שיחות, מתאמים סלולאריים, מערכת הקלטת שיחות ומערכות בקרת כניסה.

חשוב לוודא שכשהעסק שלך יגדל תוכל גם להגדיל בהתאמה את המרכזייה ולא תידרש למחוק את השקעתך ולהתחיל מחדש. וודא שהספק בו בחרת תומך בפתרונות תקשורת שונים, להם אתה עשוי להזדקק בהמשך הדרך.

טכנולוגיה:

עולם התקשורת נמצא בעיצומה של מהפכה טכנולוגית שטרם הושלמה, בה רשתות הטלפוניה ורשתות הנתונים מתאחדות לרשת אחת. היכולת להעביר שיחות טלפון על גבי רשת המחשוב בפרוטוקול SIP, מאפשרת חסכון ניכר בעלויות התקנה, תפעול וניהול רשת תקשורת אחידה לטלפוניה ומחשבים בארגונים. וודא שהמרכזייה שלך תומכת בפרוטוקול SIP להתקני שלוחה ועורק, וזאת בנוסף לתמיכה בפרוטוקולי הטלפוניה הוותיקים ברשת הציבורית (PSTN).

גמישות מסחרית:

המרכזייה הארגונית היא חלק מרכזי במערך התקשורת שלך במקביל לטלפוניה סלולארית ואינטרנט. חשוב שתבחן איך כל מערכות התקשורת האלו מתחברות בכדי לתת לעסק שלכם את השרות הזמין, הנוח והחסכוני ביותר. שימרו לכם תמיד נקודת יציאה וחופש, כפי שאתם יכולים להחליף ספק תקשורת סלולארית, חשוב לוודא שגם את ספק הטלפונייה הקווית (מפ"א) תוכלו להחליף כשתרצו בכך.

טיפים לבחירת מרכזיית תקשורת:

מרכזיית תקשורת לא בוחרים במהירות, חשוב לוודא שההצעה שתקבלו נותנת לכם את המענה הטוב, היעיל והחסכוני ביותר עבור העסק שלכם.

אפיון צרכי העסק:

לפני שתזמינו אליכם את אנשי המכירות כדאי להכין מראש רשימה מפורטת ולהתייעץ עם מומחה תקשורת בתחום המרכזיות בכדי לאפיין את צרכי העסק:

1. האם המרכזייה תומכת בשיחות בפרוטוקול SIP ובהתחברות לרשת הטלפוניה הציבורית הוותיקה (PSTN).

2. מספר אתרים/סניפים הנדרשים לחיבור ביניהם.

3. מספר קווי החוץ הנדרשים: כלל אצבע חשוב הוא שנדרש קו יוצא לכל 3 שלוחות פנימיות, באם תדרשו לפחות מ- 15 קווים הפתרון הוא בד"כ קו אנאלוגי. בחיבור של מעל 15 קווי חוץ יש יתרון כלכלי בהתקנת קו דיגיטלי (PRI) או עורק SIP.

4. האם תרצו רצף מספרי המאפשר חיוג ישיר פנימה (חי"פ) לשלוחות הארגון?

5. מספר שלוחות נדרשות וסוגיהן:

• שלוחה רגילה ומכשיר טלפון פשוט
• שלוחה חכמה ומכשיר טלפון מתקדם ויקר יותר: מקובל לשים טלפונים חכמים בעמדות מרכזיות כגון: מזכירות ועמדות קבלה, חדרי ישיבות. בטלפונים אלו ניתן לראות אילו קווים תפוסים, אילו פנויים, ביצוע שיחות וועידה וכו'.
• שלוחת IP עם טלפון IP (טלפון הדומה במראהו וביכולותיו לטלפון חכם)
• שלוחת IP עם טלפון מבוסס תוכנה בלבד (softphone): ניתן להתקין את תוכנת ה- softphone על גבי כל מחשב, ועל רבים מדגמי הטלפונים הסלולאריים המתקדמים דבר המאפשר הפיכת הטלפון הסלולארי לשלוחה של המרכזייה וכך ליהנות מחיסכון משמעותי בעלויות התקשורת הסלולארית.

6. האם תצטרכו תפריט ניתוב קולי במספר המוביל של המרכזייה למתקשרים?

7. האם נדרש לכם שרות מסרים מאוחדים המאפשר קבלת דואר קולי ופקסים ישירות לתיבת האימייל?

8. בדקו את אפשרויות התמיכה והתיקונים של הספק (הגעת טכנאי לעסק, תמיכה טלפונית מרחוק וכו').

9. בדקו אם אתם זקוקים לפתרונות  למוקדי שרות וניהול תורים (ACD).

10. האם נדרשת אפשרות של הפעלת יישומים נפוצים דוגמת מיקרוסופט Exchange וחיוג ישיר מה Outlook?

11. האם יש לכם צורך בתוכנה לרישום שיחות ובקרת שימוש?

12. חשוב לוודא שהמרכזייה שלך "דוברת" ותומכת בשפה העברית כדי שתוכל להשתמש בה בקלות.

13. מומלץ להיעזר ביועץ מערכות תקשורת. רצוי לבחור יועץ אובייקטיבי מארגון יועצי מערכות תקשורת www.itco.org.il.

הצעות מחיר ומו"מ:

צלחתם את שלב אפיון הצרכים? עכשיו תוכלו לבקש הצעות מחיר ממספר ספקים, קחו בחשבון שעלות מרכזייה איכותית תהווה אחוז נמוך מסך הוצאות התקשורת שלכם יחסית לשנים בהן היא תשמש את העסק שלכם.

שרות תמיכה ומימון:

חשוב לברר שהצעת המחיר תכלול את הפרטים הבאים:

• עלויות שירותי אחריות וביטוח לכלל המרכזייה
• עלויות לשירותי שדרוג ותמיכה כוללת בבית העסק במקרה של תקלות (האם יש לחברה מערך תמיכה, האם יש טכנאי שטח המגיעים לעסק וכו')
• עלויות התקנה ראשונית בבית העסק/סניפי הרשת
• בדקו את האפשרות לרכישת מרכזייה בשיטת ליסינג כאשר שירות אחריות וביטוח כלולים בחבילה
• בקשו רשימת ממליצים, ובדקו לעומק המלצות על החברות מהן קיבלתם הצעות מחיר.

תודה לאבישי שלוש, מנהל פיתוח עסקי בחברת תדיראן טלקום שרותי תקשורת בישראל על עזרתו בהכנת כתבה זו

לפנייה לחברות המספקות מרכזיות תקשורת לחצו כאן

למבצע על מרכזיה של בזק לחצו כאן, למבצע על מרכזיה של בזק בינלאומי לחצו כאן